dienstverlening > werkwijze

De eerste fase in de voorbereiding van een congres of een andere bijeenkomst is een persoonlijk contact tussen de klant en Momentum. Tijdens deze vergadering proberen wij te achterhalen welk soort van congres of seminarie u als klant wilt organiseren en welke specifieke ondersteuning daar bij komt kijken.

Met deze informatie werken wij een gedetailleerd verslag uit waarin een projectvoorstelling wordt gemaakt en een beschrijving van onze diensten wordt gegeven, begeleid van een uitvoerige offerte.

Soms is er nood aan een tweede vergadering om de aanvraag verder uit te werken of alternatieve manieren van samenwerking te bespreken (bv. als het budget het niet toelaat om een beroep te doen op onze volledige diensten).

Als u zich in onze offerte kan vinden, wordt er een contract opgesteld met duidelijke vermelding van onze diensten, de vergoedingen en de betaaltermijnen.

Na ondertekening van het contract volgt een eerste voorafbetaling. Vóór het congres zullen er nog 3 of 4 voorafbetalingen plaatsvinden. Het overblijvende saldo betaalt u na het congres.
Na de ondertekening zetten wij de verdere werkverdeling op papier in de vorm van een planning.

Tezelfdertijd wordt er ook een voorlopig budget opgesteld dat in de loop van de voorbereidende fases verder zal worden uitgewerkt.

In deze eerste fase vragen wij voorstellen en offertes aan de nodige leveranciers zodat we ruimschoots de tijd hebben om voor u met meest geschiktste aan de beste prijs te vinden.

In het begin zal er een strikte samenwerking tussen de PCO en het organiserend comité vereist zijn.