|
|
dienstverlening > overzicht
Wij
zorgen voor de planning en uitwerking van alle facetten van
uw bijeenkomst, of enkel van diegene die u aan ons wilt uitbesteden.U
kan dan samen met uw team uw tijd en energie wijden aan de inhoud
van de bijeenkomst, daar waar u werkelijk onmisbaar bent.
Tijdens de bijeenkomst is Momentum
uiteraard ter plaatse aanwezig. Wij zorgen ervoor dat alles
vlot verloopt. U heeft dan alle tijd om uw presentatie rustig
voor te bereiden of uw gasten te ontvangen.
Wat kunnen wij
voor u doen?
- wij voorzien gedetailleerde planningdocumenten
met deadlines en checklists
- wij stellen een budget op met inkomende
en uitgaande posten
- wij helpen u offertes van verschillende
leveranciers te verzamelen en te vergelijken
- wij zoeken een geschikte locatie en organiseren
een inspectiebezoek ter plaatse
- wij onderhouden permanent het contact
met de locatie die voor de bijeenkomst werd gekozen
- wij ondersteunen de uitwerking van het
wetenschappelijke programma
- wij verzorgen het secretariaat en staan
in voor alle kantoorfaciliteiten op het congres
- wij volgen de congresboekhouding zorgvuldig
op
- wij houden een overzicht op de bankrekeningen
en de inkomsten- en uitgaverekeningen
- wij vergaderen zo vaak als nodig met
de organiserende comités
- wij verzorgen de marketing en public
relations
- wij ontwerpen alle congresaankondigingen,
programma- en abstractboekjes, proceedings, vouchers en
tickets
- wij ontwikkelen en onderhouden de congreswebsite
- wij werken nauw samen met alle leveranciers
- wij zorgen voor de deelnemersadministratie
en houden op regelmatige tijdstippen
contact met de ingeschrevenen
- wij bieden geautomatiseerde
systemen aan voor het indienen van abstracts en papers
- wij zorgen voor de (sponsor)stands en
verkopen publiciteitsruimte in de congresaankondigingen
- wij organiseren de postertentoonstelling
- wij houden contact met de sprekers
- wij maken de externe en interne bewegwijzering
naar locaties en vergaderruimtes en brengen ze aan
- wij werken een geschikt sociaal programma
uit
- wij stellen u verschillende tourprogramma's
voor en werken ze voor u uit
- wij voorzien plannetjes en toeristische
informatie voor de deelnemers
- wij organiseren het nodige vervoer naar
de vergaderlocatie en ter plaatse
- wij geven leuke ideetjes voor cadeautjes
en alle mogelijk congresaccessoires en kunnen ze voor u
aan de beste tarieven aankopen
- wij regelen alle catering
- wij zorgen voor decors en versiering
- wij werken een gedetailleerd draaiboek
uit voor het werk tijdens de congresdagen
- wij selecteren het nodige personeel voor
uw congres
- wij zorgen voor de deelnemersenveloppen
- wij staan in voor alle diensten ter plaatse:
audiovisuele apparatuur en ondersteuning, simultaanvertaling
indien nodig en alle vormen van geluids- of video-opnames
- wij zorgen voor de vertaling van
allerhande geschreven congresdocumenten indien nodig
Na
afloop …
- werken wij een
gedetailleerd financieel verslag uit
- versturen wij congresmateriaal
en zorgen we voor de verzending van uw bedankbrieven aan
sprekers en sponsors.
[terug naar boven] |